Инструменты для решения проблем эффективности управленческой деятельности

Управленческая деятельность, как и любая другая деятельность, может столкнуться с различными проблемами, которые отрицательно влияют на ее эффективность. Рассмотрим более подробные примеры, какие проблемы эффективности управленческой деятельности могут возникнуть в компании.

В первую очередь, это недостаток информации и неполнота данных у руководства компании. Отсутствие доступной и достоверной информации может затруднять процесс принятия решений. Неправильная или недостаточная информация может привести к неверным выводам, ошибочным решениям и негативному влиянию на результаты работы. Например, менеджер получает отчет о производственных метриках, но не имеет своего отдела аналитики и недостаточно информации, чтобы связать данные с процессами управления персоналом. Его решения основаны на неполных или устаревших данных, что может привести к неверным выводам и неэффективным действиям, например, оправданно предоставить премии.

Решить эту проблему можно несколькими способами:

• Установите системы сбора и хранения данных, такие как системы управления персоналом (HRIS), которые могут автоматизировать сбор и анализ данных о сотрудниках.
• Установите системы отчетности, которые могут предоставлять достоверные данные и метрики для принятия решений.
• Улучшите связь с другими отделами, чтобы обеспечить доступ к необходимым данным для управленческих решений.

Здесь можно использовать следующие инструменты: системы управления персоналом (HRIS), бизнес-аналитика и инструменты визуализации данных, которые помогают анализировать собранные данные, выявлять тенденции и паттерны, и использовать опросы и обратную связь.

Еще одна важная проблема связанна с недостаточной коммуникацией. [1] Недостаточная или неэффективная коммуникация между руководителями и подчиненными может создавать проблемы в понимании целей, задач и ожиданий. Это может привести к некорректному выполнению задач, недопониманию и неэффективной рабочей среде. Например, менеджер не проводит регулярные совещания с командой, не обменивается достаточной информацией о задачах и целях, а также не предоставляет обратную связь.

Решением этой проблемы могут выступить такие действия:

• Установите прозрачные коммуникационные каналы и процедуры, чтобы обеспечить эффективное и своевременное обмен информацией.
•  Регулярно проводите совещания и рабочие группы, чтобы обсудить текущие задачи, цели и ожидания персонала.
• Поощряйте открытость и активное участие всех участников команды в коммуникации.
• Делегируйте ответственность за коммуникацию, чтобы каждый член команды имел понимание своих обязанностей.

Для решения этой проблемы можно использовать разные коммуникационные инструменты. Например, инструменты проектного управления (как Jira, Asana) позволяют управлять задачами, совместно работать над проектами, обмениваться комментариями и информацией. [2] Такие средства коммуникации позволяют сотрудникам обмениваться информацией, предлагать идеи и решать проблемы. Проведение регулярных командных совещаний помогает обсудить текущие задачи, проблемы и успехи, а также обеспечивает прозрачность и обратную связь в рабочей группе.

Неэффективное распределение задач и ресурсов также негативно влияет на деятельность компании. Это может привести к перегрузке некоторых сотрудников, недоиспользованию потенциала других и нерациональному использованию доступных ресурсов. Например, менеджер неправильно распределяет задачи и ресурсы сотрудников, оставляя некоторых перегруженными и других с недостатком работы. Это приводит к неоптимальному использованию ресурсов, недовольству сотрудников и снижению производительности.

 В такой ситуации менеджеру необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• Провести анализ компетенций и нагрузки сотрудников, чтобы определить, какие задачи подходят каждому сотруднику и предотвратить перегрузку одних и недостаток работы у других.
• Разработать планы проектов и распределите задачи с учетом сроков и приоритетов. Методы планирования, такие как матрица ответственности или диаграмма Гантта, могут помочь в определении приоритетов задач и хорошего планирования.
• Обеспечить прозрачность и доступность информации о задачах и проектах, чтобы каждый сотрудник мог видеть, на что они должны сосредоточиться и взаимодействовать с другими для достижения целей.

Инструменты для решения проблемы: матрица ответственности и планы проектов, системы планирования ресурсов предприятия. Такой мониторинг аналитики нагрузки может помочь оптимизировать использование ресурсов и рабочий процесс. [3]

Важным аспектом в управленческой деятельности является умение правильно замотивировать сотрудника на работу и его развитие в компании. Если в компании недостаточно программ мотивации и развития сотрудников, отсутствует обратная связь и признание их достижений, то это может привести может привести к недовольству, снижению мотивации и уровню продуктивности. Например, если компания не предоставляет достаточно возможностей для развития карьеры и не признает достижений сотрудников, не выплачивает премии, не повышает в должности продуктивных сотрудников, они могут перестать быть мотивированными в работе вплоть до поиска новой работы для дальнейшего развития. Также, компании конкуренты могут попытаться забрать ценных сотрудников себе.

Для решения такой проблемы можно провести следующие действия:

• Разработайте программы мотивации, которые включают регламенты с целями, поощрениями и вознаграждениями, чтобы стимулировать сотрудников к достижению результатов.
• Предоставляйте регулярную обратную связь, признание и возможности развития для сотрудников.
• Обеспечьте горизонтальную и вертикальную прогрессию в карьере и возможности обучения.
• Поддерживайте здоровую корпоративную культуру, которая стимулирует инновации, творчество и личное развитие.

Инструменты для решения: программы стимулирования и системы вознаграждений, методы 360-градусной обратной связи, а именно проведение анонимных обзоров коллег, подчиненных и руководителей может помочь сотрудникам понять свои сильные стороны и области для развития. А использование тренингов и программ обучения развивает у сотрудников необходимые навыки и стимулирует их рост и развитие.

Неэффективное использование технологий и систем может привести к утрате эффективности и к конкурентным недостаткам. Нерациональное использование технологии или недостаточное обучение сотрудников ее использованию может препятствовать потенциальным выгодам. Например, если компания не инвестирует в современные системы управления персоналом и продолжает использовать устаревшие и неэффективные процессы, это может привести к невыполнению сроков, повышенным затратам и другим отрицательным эффектам. [4] Инвестирование в современные системы управления персоналом, которые соответствуют потребностям компании, а также проведение обучения и тренингов по работе с этими системами помогут решить эту проблему. Важно устанавливать процессы обновления этих технологий и инвестировать в навыки сотрудников.

Использование систем учета рабочего времени с помощью биометрии, считывателей карт или мобильных приложений помогает автоматизировать этот процесс и снизить ошибки и затраты. А системы управления производительностью (Performance Management) и системы обратной связи помогают автоматизировать процессы оценки производительности, обеспечивают регулярные обзоры и обратную связь.

У каждой компании может быть индивидуальная комбинация инструментов, подходов и систем, необходимых для решения конкретных проблем. Важно проводить анализ потребностей, консультироваться со специалистами и выбирать решения, которые наилучшим образом соответствуют контексту и целям компании.

1. Макарченко М. А. Теория организации и организационное поведение: учебное пособие для бакалавров / М. А. Макарченко. Санкт-Петербург, 2008. С. 160
2. Смирнов А.В. Анализ и оценка процесса разработки управленческих решений в коммерческой организации // Экономика и менеджмент инновационных технологий. -2013. - №10. C.4
3. Смирнов, В.В. Особенности совершенствования системы адаптации персонала на промышленном предприятии // Аудит и финансовый анализ. – № 1. – 2009. – с.311–312
4. Терзиев В.К., Стоянов Е.Н. Социальная эффективность как мера деятельности в социуме//Международный научный журнал «Инновационная наука», 2016, № 3-1, с. 224-234