Электронный документ и электронный образ документа: о разности понятий
Статья посвящена понятиям «электронный документ» и «электронный образ документа». Определены основные требования к электронному образу документа. Рассмотрены основные отличия электронного образа документа от электронного документа. Проанализирован прием электронного образа документа в приёмные комиссии высших учебных заведений.
Информационные технологии плотно внедрились в нашу жизнь, в связи с чем обрели широкое применение электронные документы. Всю большую актуальность и востребованность приобретает электронный документооборот, постепенно замещающий собой бумажные формы обмена документацией.
Законодательство Российской Федерации даёт несколько понятий термину «электронный документ». Так, например, в соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под электронным документом понимается – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1].
Другое определение устанавливается п. 1.6.1 Регламента удостоверяющего центра Евразийской экономической комиссии (приложение к Положению об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии, утв. решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 09.07.2018 № 110) под электронным документом понимается документ в электронном виде, заверенный электронной цифровой подписью и отвечающий требованиям общей инфраструктуры документирования информации в электронном виде [2].
Проанализировав множество определений термина «электронный документ», которые даются в нормативных актах Российской Федерации, следует перейти к следующему понятию. Электронный образ документа – переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Выделяют основные требования к электронному образу документов:
- обеспечение сохранности реквизитов и аутентичных признаков подлинности;
- подписывается графической подписью лица;
- содержит печать и угловой штамп бланка (при наличии);
- может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
- сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете
- создание отдельных файлов для каждого электронного образа документа.
Таким образом, можно определить основные различия между понятиями «электронный документ» и «электронный образ документа» (таблица 1).
Таблица 1
Основные различия между понятиями
«электронный документ» и «электронный образ документа»
|
Электронный документ |
Электронный образ документа |
Нормативная база |
|
создается в электронной форме |
создается на бумажном носителе и переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа |
ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ [3], п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка № 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка № 168 |
|
подписывается электронной подписью |
подписывается графической подписью, при этом могут предъявляться требования по заверению электронной подписью |
п. 2.2.5 Порядка № 252, п. 2.2.5 Порядка № 168
|
|
заменяет собой бумажный носитель |
не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов |
п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 [4] |
|
передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях |
передача в архив не осуществляется |
приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 п 4. 34 |
Дистанционный электронный прием документов становится актуальным во всех сферах человеческой жизни. Сфера образования не стала исключением. Так на всех этапах образовательного процесса появилась возможность дистанционной подачи документов. Например, при подаче документов и заявлений в высшие учебные заведения, абитуриенты имеют возможность предоставить электронные образы документов.
Таким образом, из изложенного можно сделать вывод, что за последнее десятилетие было издано достаточное количество нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, область применения и хранения электронных документов и электронных образов документов. Тем немение, необходимо провести унификацию понятий «электронный документ» и «электронный образ документа», для эффективного электронного взаимодействия и избежания недоразумений.
- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция) от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ // Справочно-правовая система «Консультант». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 06.10.2022) – Текст электронный.
- Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 09.07.2018 № 110 "Об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии" (вместе с "Положением об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии") // Справочно-правовая система «Консультант». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_302315/aabc8deaa6d8af392b385cc0bae11ff82c4bc1ce/ (дата обращения: 08.10. 2022) – Текст электронный.
- Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Справочно-правовая система «Консультант». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 09.10.2022) – Текст электронный.
- Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности" // Справочно-правовая система «Консультант». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_126490/ (дата обращения 09.10.2022) – Текст электронный.
