Обоснование использования программного обеспечения для создания АРМ информационной поддержки документооборота подразделения связи

Проблема автоматизации процессов управления как средства повышения быстродействия, производительности и эффективности работы узла связи всегда была актуальна как в гражданской, так и в военной сфере.

Необходимость автоматизации управления обусловлена тем, что командир подразделения связи может быстро обрабатывать большой объем информации в единицу времени, то есть производительность его подразделения возрастает.

На современном этапе автоматизации управления наиболее перспективной является автоматизация функций планирования и управления на базе персональных компьютеров, устанавливаемых на боевых постах или на рабочих местах в части. Эти системы широко используются в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Причины использования информационных технологий в военной сфере всем понятны. Основной причиной является увеличение объема информации, используемой как в повседневной деятельности, так и в военное время. Информационные технологии помогают обрабатывать и выдавать в удобной для понимания форме большой объем динамической информации за короткий промежуток времени. Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить, как совокупность информационных, программных и технических ресурсов, обеспечивающих конечному пользователю обработку данных и автоматизацию функций управления в конкретной предметной области.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в определенной предметной области и позволяющих оперативно управлять своими информационно-вычислительными потребностями.

Для характеристики АРМ можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся [1,2]:

• технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, и другое дополнительное оборудование);
• прикладные программные средства и операционные системы (ОС);
• информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, классификаторы и справочная информация);
• сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).

Характеристики этих компонентов определяют уровень рабочей станции, ее назначение и возможности.

АРМ как инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения определенной группы функций [2]:

• информационно-справочное обслуживание;
• выполнение арифметических функций;
• функция учета;
• функция анализа и регулирования.

В контексте реализации процесса управления целью внедрения АРМ является усиление интеграции функций управления, причем каждое более-менее «умное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме. Рабочие места выполняют децентрализованную одновременную обработку оперативной информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют доступ через системное устройство и каналы связи к компьютеру и базе данных других пользователей, обеспечивая тем самым совместное функционирование компьютера в процессе коллективной обработки информации. АРМ, созданное на базе персональных компьютеров, является наиболее простым и распространенным вариантом автоматизированного рабочего места для информационного обеспечения документооборота подразделения связи. Это соответствует подходу к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на носителях конкретной АРМ должен находиться в исключительном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает [3]:

• простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;
• простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
• компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;
• высокую надежность и живучесть;
• сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков: по области действия объекта управления, по типу управляемого процесса, по уровню в различных системах. Основной задачей современных информационных технологий организационного управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом объеме информации специалистам и командиру (начальникам подразделений) для принятия обоснованных управленческих решений.

Автоматизированные информационные технологии – это совокупность методов и приемов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации, основанных на использовании вычислительной техники и средств связи. Автоматизированные информационные технологии можно классифицировать [2]:

- по способу построения сети ЭВМ;

- по виду обрабатываемой информации;

- по отношению к предметной области;

- по типу пользовательского интерфейса;

- по области управления социально-экономическими процессами.

АРМ специалиста по информационному обеспечению документооборота подразделения связи является инструментом рационализации и активизации управленческой деятельности. Рабочие места имеют проблемно-профессиональную направленность на конкретную предметную область и являются средством связи специалиста с автоматизированными информационными системами.

Программное обеспечение АРМ включает следующие компоненты:

1. операционные системы (ОС);
2. языки и системы программирования;
3. прикладное программное обеспечение (ППП): общесистемные (базовые) ППП и проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения.

Операционная система представляет собой группу программ, управляющих ресурсами компьютера, обеспечивающих работу всех программ, их взаимодействие с оборудованием и предоставляющих пользователю возможность управления компьютером в целом. Операционная система управляет компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по желанию пользователя и программ. Каждая программа использует сервисы ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая эти сервисы ей предоставляет. Таким образом, выбор ОС для компьютеров в составе рабочей станции крайне важен, так как от него зависит, какие программы будут работать на рабочей станции, какое оборудование будет входить в состав рабочей станции, какой будет степень защиты данных, насколько удобной и безопасными будут условия труда для рабочего места специалиста. . В настоящее время операционные системы, разработанные Microsoft, наиболее широко используются на таких компьютерах, как IBM PC, это существующие версии Windows.

Современная концепция АРМ предъявляет к операционной системе жесткие требования, направленные на обеспечение безопасности и комфорта (эргономики) при работе на АРМ, на повышение производительности АРМ в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность синхронизации операций и процедур.

Общее программное обеспечение (программное обеспечение) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и утилиты.

Профессиональная направленность АРМ определяется функциональной частью программного обеспечения (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. При разработке ФПО большое внимание уделяется организации взаимодействия человека с машиной. Пользователю интересно и увлекательно работать на компьютере только тогда, когда он чувствует, что занимается полезным, серьезным делом. В противном случае он будет испытывать неприятные ощущения. чувствовать себя обойденным и даже несколько ущемленным только потому, что он не знает каких-то «мистических» команд, набора символов, в результате чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или духовенство компьютера.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, чтобы найти необходимую информацию для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например, при работе с картотекой постоянно необходимо просматривать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки не отсортированы по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды.

Важную роль в институциональной деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95 % времени заведующего отделением и до 53 % времени специалистов [3]. В связи с этим широкое распространение получили такие программные средства, как «электронная почта». Их использование позволяет распространять документы внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить встречи специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы рабочего места в составе компьютерной сети.

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых комплексных пакетов, включающих в себя возможности текстовых редакторов, электронных таблиц и графических редакторов. Наличие большого количества различных программ для выполнения по сути одних и тех же операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют объединить все эти типы данных в единое целое. Сейчас происходит бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы собственные редакторы, и не исключено, что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

Хотя современный ФПО отвечает практически всем требованиям, предъявляемым к нему работниками подразделений связи, не всегда обеспечивается оперативность управления подразделением связи. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки и изменения. Что касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для отделов связи и специализация ПО для существующих отделов. В настоящее время наблюдается тенденция к созданию профессиональных рабочих станций.

Оснащение специалистов такими рабочими местами позволяет повысить производительность труда сотрудников отдела связи, сократить их количество и одновременно повысить скорость обработки информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования, управления коммуникациями. отдела и информационного обеспечения документооборота отдела связи.

В качестве описываемой рабочей станции будем использовать рабочую станцию на базе локального WEB сайта. Исходя из вышеизложенного, в этой главе мы определим, какое программное обеспечение мы будем использовать на рабочей станции.

В качестве компьютерной операционной системы для рабочих станций используется любая ОС, которая предоставляет WEB-браузер или имеет его поддержку. Для серверного компьютера вам потребуется серверная ОС, поддерживающая базы данных MySQL.

Сам ARM будет разработан на языке гипертекстовой разметки HTML с использованием каскадных таблиц стилей CSS. В качестве инструментов для написания автоматизированных рабочих мест и упрощенной реализации различных инструментов мы будем использовать систему создания и управления сайтом InstantCMS (CMS — Content Management System) и редактор кода сайта Adobe Dreamwearver CC.

Программное обеспечение, используемое в АРМ – это те функции, которые может использовать данная АРМ. Разрабатываемая АРМ будет иметь следующие функции:

1. Планировщик задач.
2. Файловый обменник.
3. Мессенджер.
4. Календарь.
5. Новостной блок.
6. Текстовый редактор.

Возможности АРМ:

• интуитивно понятный интерфейс;
• возможность для командира (начальника) отдавать распоряжения подчиненным, давать им сроки выполнения и контролировать их выполнение, не выходя от своего кабинета;
• получать необходимые документы или файлы через сервер, без использования дополнительных программ (просто перейти по вкладке «Файловый обменник»);
• уменьшение времени прохождения информации от одного пользователя к другому;
• уменьшение нагрузки на жесткий диск персонального АРМ, за счет того, что все файлы и программы находятся на облачном хранилище.

Недостатки АРМ:

• дороговизна прокладки линии от сервера и до пользователя;
• дороговизна самого сервера и его установки на объекте;
• необходимость создания специальной должности на объекте – серверный администратор, который будет обслуживать сервер и линии подключения.

Тема развития и внедрения АРМ в Вооруженных Силах Российской Федерации для повышения скорости прохождения информации остаётся актуальной и по сей день.

1. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989. – 206 с.
2. Теоретические основы компьютерной безопасности: Учеб. Пособие для вузов по специальностям «Компьютерная безопасность», «Комплексное обеспечение информационной безопасности автоматизированных систем», «Информационная безопасность телекоммуникационных систем» /П. Н. Девянин, О. О. Михальский, Д. И. Правиков, А. Ю. Щербаков. – М.:Радио и связь, 2000. – 189 с.
3. Конспект лекций /В. С. Сердюк, О.А. Цорина. – Омск: Изд-во ОмГТУ, 2008. – 60 с.