Унификация описания бизнес-процессов как инструмент повышения эффективности компании

Использование процессного подхода к управлению бизнесом, основанного на анализе существующих бизнес-процессов и их оптимизации, является надежным источником долгосрочных конкурентных преимуществ для любой компании [1]. Однако в настоящее время процессная зрелость многих российских компаний отстает от зрелости международных организаций. Даже те компании, которые внедряют процессное управление, часто делают это неэффективно.

Одна из характерных проблем состоит в том, что внутри организации используются различные методологии и нотации для описания бизнес-процессов. Это приводит к снижению понимания процессов и затрудняет коммуникации между сотрудниками: одна и та же схема по-разному читается аналитиком, исполнителем и руководителем. В результате процессная документация, на создание которой были потрачены значительные ресурсы, перестает выполнять свою основную функцию – быть понятной инструкцией к действию [2; 3].

Бизнес-процесс представляет собой повторяющуюся во времени последовательность действий (задач, операций, процедур), которая направлена на достижение конкретных бизнес-целей компании. Для него характерны многократное повторение, закрепление действий каждого участника ролью (при этом в бизнес-процессе всегда участвует более одного участника) и измеримость – качественная, количественная, временная или денежная [1]. По назначению бизнес-процессы делятся на операционные, поддерживающие и процессы управления.

Описание и разработка бизнес-процесса включает анализ текущего состояния (анализ нормативной базы, включая локальные нормативные акты и регламенты, опросы и интервью участников с фиксацией результата в схеме AS IS), определение ролей, функций и зон ответственности, определение целевого состояния с устранением узких мест (схема TO BE), согласование целевого состояния с заказчиком и заинтересованными лицами и, наконец, регламентацию процесса [4]. Согласование является одним из самых трудоемких этапов для аналитиков в связи с частыми разногласиями между участниками процесса.

Моделирование процессов осуществляется с использованием стандартов – нотаций. Нотации представляют собой стандартизированные системы условных графических обозначений, обеспечивающие общий язык и основу для понимания заинтересованными сторонами деятельности бизнеса. Для крупной компании рекомендуется использовать наиболее популярные нотации, которыми пользуется большое количество людей: IDEF0, EPC и BPMN [5; 6]. Их сравнение представлено ниже (Таблица 1).

Таблица 1

Сравнение популярных нотаций моделирования бизнес-процессов

Выбор нотации зависит от конкретных потребностей компании и ее целей. Некоторые организации используют несколько нотаций одновременно, но зачастую это усложняет понимание процессов исполнителями. Для целей унификации наилучшим вариантом является BPMN: эта нотация позволяет детализировать процесс, показывает роли исполнителей и несложна в использовании, если ограничить набор применяемых элементов базовыми [7].

При прочтении перегруженных схем, построенных без единых правил, у участника процесса возникают вопросы, для ответа на которые ему требуется помощь коллег или руководства, что увеличивает время протекания процесса. Если же у сотрудника нет времени на изучение схемы, он может принимать решения, не следуя процессу, что приводит к нарушениям и негативно влияет на деятельность компании. Таким образом, слабая читаемость и перегруженность схем становятся серьезным препятствием для эффективного выполнения процессов.

Подход к унификации. Унификация – это приведение различных элементов к единообразию, то есть к одному общему виду или форме. Унификация описания бизнес-процессов предполагает создание единой системы стандартов и инструментов описания: единой информационной системы для моделирования схем, определенной нотации и правил ее использования. Это позволяет исключить разночтение схем, упростить понимание процессов и повысить эффективность работы компании в целом. Составляющие унифицированного описания показаны на рисунке (рис. 1).

Рис. 1. Составляющие унификации описания бизнес-процессов

В качестве единой ИС моделирования рассмотрена Business Studio – специализированный программный продукт российского разработчика, предназначенный для моделирования и описания бизнес-процессов [8]. Выбор отечественного решения важен в условиях импортозамещения, когда доступность зарубежных программ на территории РФ не гарантирована. Система отличается простотой и высокой скоростью освоения, поддерживает нотации IDEF0, BPMN, EPC, предоставляет возможности для подготовки, согласования и внесения изменений в схемы и позволяет оповещать сотрудников об изменениях в зоне их внимания [8].

Для внедрения предложена последовательность из шести этапов (рис. 2). На первом этапе выбирается редакция системы. Оптимальной для целей унификации является редакция Enterprise: она включает изменение схем с использованием веток (вместо дублирования файлов и ручного сравнения изменений), согласование вариантов изменений схемы, справочники стандартов и импорт существующих схем из MS Visio. Функционал создания пользовательских нотаций, напротив, противоречит цели унификации и при невысоком уровне процессной зрелости может прибавить путаницы.

Рис. 2. Этапы внедрения ИС для унификации описания процессов

На этапе развертывания выполняется установка компонентов ИС на серверах компании, интеграция с используемыми системами (MS Visio, MS Excel) и настройка интерфейса. Обучение проходит в два этапа: специализированные тренинги с практической частью для аналитиков и методологов, а для участников процессов, которые будут читать схемы, – обучающие видео, инструкции и памятки. Далее программный продукт передается на первую линию технической поддержки, а затем разрабатываются методологические регламенты: соглашение об описании бизнес-процессов (использование нотации, иерархия схем, нумерация шагов) и матрица элементов, используемых при описании процессов.

Перед переносом схем в новую ИС определяются требования к описанию процессов: моделирование выполняется в нотации BPMN; все процессы идентифицированы и имеют владельца; для каждого входа процесса существует соответствующий выход либо другого процесса, либо внешнего участника, и входы и выходы не противоречат друг другу.

Рекомендации по повышению эффективности. Унифицированное описание позволяет увидеть признаки неэффективности самих процессов: отсутствие единой базы знаний, отсутствие четкого владельца процесса, частые обходные пути, отсутствие отслеживания статуса, использование бумажных форм и избыточный хаос вокруг процесса. Для их устранения предлагаются следующие меры. Во-первых, разработка единой базы знаний по процессам, содержащей утвержденные порядки, инструкции, памятки и записи вебинаров. Во-вторых, настройка реалистичных ключевых показателей эффективности, соответствующих стратегии управления процессами. В-третьих, обучение сотрудников новым процессам и постоянный сбор обратной связи от них. В-четвертых, непрерывный мониторинг и измерение процессов с регулярным внесением небольших улучшений [2; 3].

Наконец, будущее эффективных бизнес-процессов заключается в автоматизации рабочего процесса. Ручной ввод данных, копирование и вставка между приложениями отнимают много времени и подвержены ошибкам, поэтому целесообразно внедрение программных роботов (RPA), которые выполняют повторяющиеся задачи быстрее и последовательнее, чем люди. Также предлагается внедрение динамической маршрутизации документов: интеграция системы электронного документооборота с системой управления ИТ-услугами позволяет, чтобы согласованный документ автоматически генерировал задачу рабочей группе и становился стартовым событием процесса. Например, подписанный лист исполнения на предоставление привилегированного доступа к корпоративной ИС сразу запускает задачу на выдачу прав, что сокращает время процесса. Важно, что готовые модели в BPMN могут непосредственно использоваться при такой автоматизации [7].

Выводы. Проведенное исследование подтверждает, что унификация описания бизнес-процессов играет важную роль в повышении эффективности работы компании. Разнородность программных средств и смешение нотаций приводят к недопониманиям, ошибкам в планировании, потере контроля над процессом и неудовлетворительным результатам. Из рассмотренных нотаций для унификации наиболее подходит BPMN, поскольку она позволяет детализировать процесс и несложна в использовании.

Унификация не сводится к выбору программы: она включает единую ИС моделирования, единую нотацию, соглашение об описании процессов, матрицу графических элементов, обучение и памятки для пользователей схем. Перенос всех схем процессов занимает много времени, поэтому следует расставить приоритеты и переносить схемы постепенно, начиная с основных процессов. Полученные выводы согласуются с работами, в которых моделирование рассматривается как основа цифровой трансформации компании [3; 9]: единый язык описания облегчает и последующую автоматизацию процессов. Унификация позволяет всем участникам процесса коммуницировать на одном языке моделирования, что упрощает понимание и анализ процессов и способствует их оптимизации.

1. Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы: регламентация и управление : учебник. – М. : ИНФРА-М, 2023. – 319 с. – URL: https://znanium.com/catalog/product/1907029 (дата обращения: 19.10.2026).
2. Алиева К. Ш., Тин Ю. А., Лосев В. С. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов организации // Вестник ТОГУ. – 2023. – № 1 (68). – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov-organizatsii (дата обращения: 19.10.2026).
3. Манахова И. В., Левченко Е. В., Есина А. Р. Моделирование бизнес-процессов цифровой компании // Вестник РЭУ им. Г. В. Плеханова. – 2022. – № 2 (122). – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/modelirovanie-biznes-protsessov-tsifrovoy-kompanii (дата обращения: 19.10.2026).
4. Тимакова Р. Т., Самойлова Е. В. Методологические аспекты моделирования управления в организации // Цифровые модели и решения. – 2022. – № 1 (18). – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/metodologicheskie-aspekty-modelirovaniya-upravleniya-v-organizatsii (дата обращения: 19.10.2026).
5. Димитриади Г. Д. Основные методологии и подходы к моделированию бизнес-процессов компании // Символ науки. – 2023. – № 11-2-1. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osnovnye-metodologii-i-podhody-k-modelirovaniyu-biznes-protsessov-kompanii (дата обращения: 19.10.2026).
6. Методология функционального моделирования IDEF0 : руководящий документ. – М. : ИПК Издательство стандартов, 2000. – 75 с.
7. Business Process Model and Notation (BPMN). Version 2.0 / Object Management Group. – 2011. – URL: https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/ (дата обращения: 19.10.2026).
8. Business Studio : система бизнес-моделирования : официальный сайт. – URL: https://www.businessstudio.ru/ (дата обращения: 19.10.2026).
9. Гафурова Д. Р., Нуров Ш. Ш. Моделирование бизнес-процессов компании в условиях цифровой трансформации // Raqamli iqtisodiyot (Цифровая экономика). – 2023. – № 2. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/modelirovanie-biznes-protsessov-kompanii-v-usloviyah-tsifrovoy-transformatsii (дата обращения: 19.10.2026).